經過歷史實踐證明，紙質檔案在解決各種復雜的社會矛盾和各類案件中具有不可替代的證明作用，在某種程度上具備法律效力。從實際應用角度來講，紙質文件其可依據性和可考性是任何模式的文件形式所不能同類而語的。尤其是手寫原稿類文件，被篡改的幾率大大低于電子輸入類文檔。而電子檔案是將檔案內容以數據形式存在電腦光盤上，由于其具有不穩定性，所以電子檔案容易被刪改或復制以及電腦病毒的侵害，導致證據文件丟失的可能。紙化文檔在相當歷史時期內不可取代，今日上海營信小編為讀者朋友們介紹RFID信息化檔案管理解決方案。
一、檔案管理的現狀與問題
1.檔案入庫流程繁瑣且低效
傳統的管理方式，檔案入館后先進行分類、排序，并裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種傳統管理方式耗費大量人工和時間，手工處理方式使得管理流程繁瑣且低效。
2.檔案存放次序較易被打亂
檔案管理一般都按分類存放，但在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和不可避免的人為疏忽錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，檔案存放變得越來越無序。
3.檔案查閱耗時長
隨著檔案規模與種類越來越龐大，檔案查找日漸困難。一旦所需查找的檔案沒有按規定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。
4.檔案的盤點操作不科學
由于檔案數量眾多且檔案材料都封裝在檔案盒內，一般盤點只能清點到檔案盒的數量，如果需要盤點完整的檔案材料信息，只能靠人工識別并記錄，那將是一項十分龐大的工程。
二、RFID信息化檔案管理解決方案應用實施
· 電子標簽選擇
一般來說，檔案庫房的面積較小，可選擇高頻或超高頻(HF/UHF)頻段的讀寫器和無源電子標簽。RFID標簽根據用途不同可以分為檔案標簽和儲位標簽。
· 標簽信息項的設定
檔案標簽上儲存的信息項包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內容摘要等。
庫位標簽上儲存的信息項包括：儲位類型、儲位編號、存放的檔案編號區間及數量。
· 標簽安裝
將檔案電子標簽封成卡狀或不干膠紙質，貼于每個檔案盒或檔案文件上。檔案盒采用塑料或紙質材質，利于RFID標簽的粘貼與取下，同時盒體不易損傷可循環使用從而降低儲存成本。考慮到防濕、防潮需求，可在盒內放置少量干燥劑。
而儲位標簽在儲位不需要調整或者標簽沒有損壞的情況下，一般只需安裝一次。儲位標簽直接安裝在儲位正下方的支撐橫梁上。
· 固定RFID閱讀器安裝
在檔案室墻壁或天花板上安裝閱讀器，固定閱讀器通過有線或無線網絡的方式將信息實時上傳至后臺服務器。
· 移動RFID手持閱讀器的使用
用于檔案資料盤點、順架清理。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現場核對，修改系統信息或現場信息，從而完成檔案順架盤點。
相關RFID產品介紹：
RFID高頻18000-3 Mode3 EPC Class-1協議讀寫器HR3768，針對娛樂行業機要文件管理、印鑒卡管理、合格證管理等標簽重疊密集快速識別場合開發，典型標簽處理速度超過200張/秒，射頻輸出功率0.5-7W可軟件調節，有效距離達至90cm以上，可廣泛用于檔案管理，印鑒卡管理、汽車合格證管理、娛樂行業機要文件管理、證照管理、生物血樣采集卡管理等RFID標簽重疊識別應用領域。
RFID高頻18000-3 Mode3協議讀寫器HR3768
RFID高頻18000-3
Mode3 EPC
Class-1協議電子標簽讀寫器HR3728，針對檔案管理、證照管理、機要文件管理等標簽重疊密集快速識別場合開發，結合專有電子標簽解碼核心與處理算法，典型標簽處理速度超過200張/秒，射頻輸出功率0.5-7W可軟件調節，有效距離達至90cm以上，可廣泛用于檔案管理，證照管理、汽車合格證管理、娛樂行業機要文件管理、智能文件柜、生物血樣采集卡管理等RFID標簽重疊識別應用領域。
RFID高頻18000-3 Mode3協議讀寫器HR3728
RFID高頻智能展示柜屏蔽天線HA4232，是一款高性能的50Ω標準阻抗13.56MHz高頻金屬屏蔽天線，標準SMA接口支持最高6W功率的ISO/IEC15693、ISO 18000-3 Mode1協議電子標簽讀寫器，感應距離可達55cm。廣泛應用于餐飲管理(智盤)、自助借還書機、圖書分揀線、生產線管理、機要文件識別、珠寶管理、新零售、微型圖書館、漂流書柜、檔案管理、證照管理、智能試劑柜、實驗臺試劑管理、智能展示柜、柜臺商品展示管理、憑證印鑒卡管理、醫療高值耗材管理等多種無線射頻識別（RFID）系統。
三、RFID信息化檔案管理解決方案達到的成果
安全控制
實現了檔案出入庫的安全控制，解決了檔案隨意進出庫房的問題。對于每次檔案進出的合法狀態，帶出人員進行記錄。
檔案查找
對于放置錯誤的整本檔案，通過手持機進行排架定位，確定以格為單位的最小搜索范圍。
檔案追溯
可對每一卷檔案出入庫數據進行數據挖掘與分析，并配合大屏實時顯示檔案追溯列表。每本檔案何時出庫，何時入庫等情況一目了然，做到庫房監控全方位。
檔案清點
解決了傳統人工檔案盤點不清，檔案存放位置易出錯的難題，實現快速自動化的盤點技術，大大節省了人力物力。
當前，RFID射頻識別技術日臻成熟，正被廣泛應用于社會各個領域，愈來愈顯示出這一高新技術的顯著作用，由于RFID的使用，盤點檔案變成一項簡單快速的工作：由檔案管理信息系統的查詢子系統發出盤點指令，RFID閱讀器立即完成對檔案的相關信息以及相應的儲位信息的收集，并自動返回所收集的信息與中心數據庫中的數據進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現場核對，修改系統信息或現場信息，從而完成檔案盤點。感興趣的讀者朋友歡迎咨詢上海營信了解更多詳情應用。
請繼續瀏覽相關產品與解決方案，或下載： RFID讀寫器和應用方案PDF電子版彩頁
滬公網安備 31011202008781號
